1. Penser l’espace d’accueil selon l’activité de la collectivité

L’espace d’accueil, c’est une vitrine, celle de l’identité de l’entreprise. D’une façon générale, le mobilier d’accueil de la collectivité se doit d’offrir aux visiteurs un espace d’attente confortable et aménagé avec goût, et dont les employés seront fiers.
Au-delà de son ergonomie et de la qualité des meubles, cet espace se doit d’être représentatif de l’image et des activités de l’entité concernée : le passage dans la salle d’accueil, c’est la première rencontre avec l’entreprise.

Pour une bonne qualité de l’accueil, il faut définir en amont les activités qui s’y déroulent : accueil et/ou attente des visiteurs, standard téléphonique, secrétariat, gestion des clés et des salles de réunion, etc. Couplez ces éléments avec le nombre de visiteurs moyen et la surface dont vous disposez pour déterminer le ratio de meubles à y inclure. Vous aurez alors une vue d’ensemble plus précise pour ne pas surcharger votre espace.
Généralement situé dans l’entrée, l’espace d’accueil doit être accessible aux personnes en fauteuil roulant et suffisamment insonorisé vis-à-vis de toute la vie interne de la collectivité, loin du bruit des salles de réunions, des photocopieuses et des bureaux.

Cet espace doit pouvoir aussi afficher de façon claire les informations utiles sur les activités de l’entreprise ou de la collectivité, et permettre la mise à disposition de tous documents utiles (brochures, calendriers prévisionnels d’activités, annonces, etc.) et présenter les activités phares pour les mettre en valeur et informer les visiteurs.

2. Adapter l’agencement du comptoir d’accueil

Le comptoir d’accueil ou de réception, est un élément essentiel du mobilier pour collectivités et participe notamment à développer l’image de marque de l’entreprise.

Le personnel d’accueil doit toujours avoir une très bonne visibilité sur les visiteurs arrivant, afin de les accueillir au mieux. Leur comptoir comme leurs fonctions doivent être particulièrement valorisés pour que l’espace d’accueil de votre collectivité bénéficie de retombées positives.

Pour qu’il réponde à tous les critères nécessaires, le comptoir d’accueil se doit de disposer de multiples rangements, ce qui facilitera grandement le travail. Il doit être aussi préservé du bruit de la rue ou des bureaux… Il doit également bénéficier de dimensions suffisantes pour permettre un travail efficace et une circulation des visiteurs aérée. De plus, l’éclairage doit être suffisant sur le plan de travail, tant pour le confort du personnel que celui des visiteurs : vous pouvez y inclure des lampes de bureau en veillant à ce qu’elles diffusent une lumière ni trop tamisée ni trop vive.

Une bonne idée pourrait être de déterminer, en première concertation, avec le personnel voué à y être présent, quels seront les aménagements spécifiques de l’accueil. Ils ont leur mot à dire et seront d’autant plus motivés pour leur travail ultérieur, s’ils peuvent évoluer dans un environnement qui leur convient et qu’ils ont aidé à choisir.

3. Choisir le mobilier en fonction du type d’attente

Les espaces d’accueil étant le premier élément sur lequel vous serez jugé par vos visiteurs, il faut avant tout viser l’esthétisme. Jouer sur les lignes, les profondeurs, les couleurs et les matières : ne pas faire comme tout le monde et éviter les atmosphères trop aseptisées. Du mobilier aux coloris vifs et lumineux réhausseront instantanément les locaux.
Le mieux pour les visiteurs est de choisir des sièges de salons et des tables basses pour votre collectivité. Ils pourront ainsi patienter confortablement, avec de la lecture à disposition. Vous pouvez également opter pour des canapés ou des banquettes, sous réserve qu’ils soient suffisamment grands pour que personne n’y soit serré : il faut que vos visiteurs se sentent à l’aise.

Tables et sièges doivent enfin répondre à des exigences de robustesse pour supporter les nombreux allers et venues. Il convient donc de privilégier des matériaux réputés pour leur solidité et leur pérennité.

4. Soigner l’éclairage et la décoration de la collectivité

Il est particulièrement important de soigner l’éclairage de votre accueil. Privilégiez les lampes LED, qui sont à la fois écologiques et durables ! L’éclairage ne doit être ni trop fade, ni agressif, et doit pouvoir mettre en valeur les projets et réalisations de l’entité qu’il représente. Veillez à ce que vos sièges aient assez de lumière si les visiteurs s’y installent.

La décoration d’accueil de votre collectivité ne doit pas non plus être négligée : le moral du public s’en trouverait altéré. Pour créer un espace chaleureux et convivial, il ne faut pas hésiter à personnaliser les moindres détails : pots, encadrements, plantes, compositions florales… Et surtout, pensez à intégrer les coloris de votre mobilier par touche dans certains de ces éléments pour une harmonie assurée.

Le passage par l’accueil est déterminant pour les visiteurs et l’impression qui s’en dégagera comptera particulièrement dans l’idée qu’ils s’en font. Cela étant, un espace d’accueil aménagé avec goût donne envie d’en découvrir davantage : un mobilier au style assorti dans chacune des pièces sera le nec plus ultra pour votre collectivité. Les fournisseurs de mobilier professionnel tels Conforel sont régulièrement sollicités pour conseiller les collectivités sur leur ameublement et pourront vous suggérer différentes ambiances pour créer l’espace d’accueil dont vous rêviez.